Wie sollte meine Rechnung aussehen?

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Last updated: Oct 09, 2024
3 min read

Ăśbersicht: Lieferant

Wie sende ich meine Rechnung an Galaxus?

Die Galaxus bietet je nach Ihren Möglichkeiten die folgenden Übermittlungsarten für Lieferantenrechnungen an:

Rahmenbedingungen

Damit eine reibungslose Rechnungserstellung und dementsprechend fristgerechte Bezahlung zu gewährleisten, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt werden, welche im Folgenden erklärt werden.

Bitte beachten Sie, dass an die oben aufgeführten Accounting-Mailadressen nur Rechnungen, Gutschriften und sonstige buchhalterische Anfragen geschickt werden dürfen. Wir bitten darum, das Übermitteln von Auftragsbestätigungen, Liefertermin-Updates etc. zu vermeiden.

Die E-Mail mit dem/n angehängten PDF-Dateien muss zwingend einen Betreff und Textinhalt – mit dem Hinweis, dass es sich um eine Rechnung handelt - haben, um nicht mit Spam verwechselt zu werden. Zudem werden links zu PDF-Rechnungen ignoriert.

PDF-Dateien müssen folgende Anforderungen erfüllen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen:

  • PDF-Dateien dĂĽrfen nicht signiert oder passwortgeschĂĽtzt sein.

  • PDF-Dateien dĂĽrfen ausschliesslich markierbaren, durchsuchbaren Text (OCR-kompatibel) und keine Bilder (Logo ist OK) oder unsichtbare Zeichen enthalten.

  • 1 PDF-Datei darf maximal 1 Rechnung enthalten.

  • Die Seitenanzahl fĂĽr 1 Rechnung ist auf maximal 20 Seiten begrenzt.

  • FĂĽr Rechnungen irrelevante Texte (z.B. AGBs oder Werbung) sind unzulässig.

  • Seitenzahlen sind unzulässig.

  • Rundungsdifferenzen sind unzulässig.

Musterrechnung

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Rechnungskriterien

Unabhängig von der Übermittlungsart sind verschiedene Punkte wichtig, welche anhand der nachfolgenden Musterrechnung erklärt werden. Diese Informationen müssen auf der Rechnung klar ersichtlich sein, sodass unsere automatische Rechnungserfassung diese erkennen und bei uns im System erstellen kann. Sollten all diese Punkte auf Ihrer Rechnung ersichtlich sein, sollte einer fristgerechten Bezahlung nichts im Weg stehen.

Nr.

Kriterium

CH

DE

Beschreibung

Nr.

Kriterium

CH

DE

Beschreibung

1

Rechnungsadresse CH

Must*

 

Digitec Galaxus AG
Pfingstweidstrasse 60b
CH-8005 ZĂĽrich

1

Rechnungsadresse DE

 

Must*

Galaxus Deutschland GmbH
Hoheluftchaussee 18
DE-20253 Hamburg

2

Lieferantenname und Adresse

Must*

Must*

Vollständige und eindeutige Adresse des Rechnungsstellers.

3

Rechnungsnummer

Must

Must*

Eine Rechnungsnummer als Referenz muss vorhanden sein. Diese Referenz wird bei der Ăśberweisung im Verwendungszweck angegeben (fĂĽr eine einfache Zuweisung auf Ihrer Seite).

4

Rechnungs-/ Lieferdatum

Must*

Must*

Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)

5

Auftragsnummer

Must

Must

Unsere Einkaufs-Auftragsnummer dient zur Identifikation des dazugehörenden Auftrags und muss zwingend angegeben werden. Beispielsweise: 11258818.

Sammelrechnungen sind via PDF-Rechnungen nicht erlaubt: Jede Rechnung darf sich ausschliesslich auf einen Auftrag von Galaxus beziehen. Bei Teillieferungen sind Teilrechnungen erlaubt. Die Abwicklung von Sammelrechnungen ist zurzeit ausschliesslich via EDI-Schnittstelle möglich.

6

Artikelnummer

Must

Must

Die Artikelnummer dient zur Identifikation des Produkts auf der Rechnung und Lieferschein und muss zwingend identisch zur Artikelnummer gemäss Ihrer Preisliste sein. Die Artikelnummer ist in einer separaten Spalte aufzuführen.

7

Artikelbezeichnungen

Must*

Must*

Artikelbezeichnungen oder Teile davon sind in einer zusätzlichen Spalte aufzuführen.

8

Menge

Must

Must*

Mengen sind immer als ganze Zahlen anzugeben. Die Einheit der angegebenen Menge muss immer Stück sein. Es ist ausschliesslich die in Rechnung gestellte Menge anzugeben: Rückstände oder andere Mengen sind unzulässig.

9

Steuersatz pro Position

Must

Must*

Den angewandten Steuersatz je Position (falls abweichende Mehrwertsteuersätze). Der Mehrwertsteuersatz muss jeweils auf jeder Positionszeile als Prozentzahl aufgeführt werden

10

UID

Must*

Must*

MWST-Nr. / USt-Nr. bzw. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist

11

Nettopreis pro Artikel

Must

Must

Pro Artikel ist der Nettopreis anzugeben

12

Nettopreis pro Position

Must*

Must*

Pro Position ist das Nettototal anzugeben (Nettopreis x Menge)

13

Währung

Must

Must

Währung muss ersichtlich sein.

14

Nettototal

Must

Must*

Summe der Nettototale aller Positionen

15

Summe MwSt

Must

Must*

Summe der MwSt. aller Positionen

16

Bruttototal

Must*

Must*

Nettototal + Summe MwSt.

* MwSt.-Konformität → gesetzliche Vorgaben / formale Kriterien der Mehrwertsteuer

Must für uns → zusätzliche Voraussetzungen und Kriterien für die Rechnungsstellung an Digitec Galaxus AG / Galaxus Deutschland GmbH

Zahlungsverbindung und -Informationen (QR-Rechnung)

Eine gĂĽltige Bankverbindung ist im Configuration Agreement (CFA) anzugeben. Wenn keine Referenz zu einer QR-Rechnung verfĂĽgbar ist oder diese nicht erkannt wurde, erfolgt die Ăśberweisung an diese hinterlegte Bankverbindung.

QR-Informationen können nur verarbeitet werden, wenn:

  • die QR-Information (QR-IBAN, QRR) im gleichen PDF wie die dazugehörige Rechnung ist.

  • im geschickten Mail nur zwei PDFs enthalten sind: Rechnung und QR-Informationen. Bei mehreren Rechnungs-PDFs und QR-Informationen kann unsere automatische Erfassung die Zuweisung der QR-Informationen nicht korrekt herstellen und diese wĂĽrden ignoriert werden.

  • die QR-Informationen OCR-fähig sind.

Rabattausweis und GebĂĽhren

Jegliche Rabatte und / oder GebĂĽhren (z.B. vRG / Suisa) mĂĽssen auf die einzelnen Rechnungspositionen aufgeteilt und auf der entsprechenden Position verrechnet werden. Ein GebĂĽhrentotal am Schluss der Rechnung kann nicht verarbeitet werden.

 

 

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