Wie sende ich meine Rechnung an Galaxus?

Die Galaxus bietet je nach Ihren Möglichkeiten die folgenden Übermittlungsarten für Lieferantenrechnungen an:

Per PDF via E-Mail
- Digitec Galaxus AG: accounting@digitecgalaxus.ch
- Galaxus Deutschland GmbH: accounting@galaxus.de
Per EDI-Schnittstelle
Rechnungen per Post werden nicht akzeptiert.

Rahmenbedingungen

Damit eine reibungslose Rechnungserstellung und dementsprechend fristgerechte Bezahlung zu gewährleisten, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt werden, welche im Folgenden erklärt werden.

Bitte beachten Sie, dass an die oben aufgeführten Accounting-Mailadressen nur Rechnungen, Gutschriften und sonstige buchhalterische Anfragen geschickt werden dürfen. Wir bitten darum, das Übermitteln von Auftragsbestätigungen, Liefertermin-Updates etc. zu vermeiden.

Die E-Mail mit dem/n angehängten PDF-Dateien muss zwingend einen Betreff und Textinhalt – mit dem Hinweis, dass es sich um eine Rechnung handelt - haben, um nicht mit Spam verwechselt zu werden. Zudem werden Links zu PDF-Rechnungen ignoriert.

PDF-Dateien müssen folgende Anforderungen erfüllen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen:

PDF-Dateien dürfen nicht signiert oder passwortgeschützt sein.
PDF-Dateien dürfen ausschliesslich markierbaren, durchsuchbaren Text (OCR-kompatibel) und keine Bilder (Logo ist OK) oder unsichtbare Zeichen enthalten.
1 PDF-Datei darf maximal 1 Rechnung enthalten.
Die Seitenanzahl für 1 Rechnung ist auf maximal 20 Seiten begrenzt.
Für Rechnungen irrelevante Texte (z.B. AGBs oder Werbung) sind unzulässig.
Seitenzahlen sind unzulässig.
Rundungsdifferenzen sind unzulässig.

Musterrechnung

Rechnungskriterien

Unabhängig von der Übermittlungsart sind verschiedene Punkte wichtig, welche anhand der nachfolgenden Musterrechnung erklärt werden. Diese Informationen müssen auf der Rechnung klar ersichtlich sein, sodass unsere automatische Rechnungserfassung diese erkennen und bei uns im System erstellen kann. Sollten all diese Punkte auf Ihrer Rechnung ersichtlich sein, sollte einer fristgerechten Bezahlung nichts im Weg stehen.

Nr.	Kriterium	CH	DE	Beschreibung

Nr.	Kriterium	CH	DE	Beschreibung
1	Rechnungsadresse CH	Must*		Digitec Galaxus AG Pfingstweidstrasse 60b CH-8005 Zürich
1	Rechnungsadresse DE		Must*	Galaxus Deutschland GmbH Hoheluftchaussee 18 DE-20253 Hamburg
2	Lieferantenname und Adresse	Must*	Must*	Vollständige und eindeutige Adresse des Rechnungsstellers.
3	Rechnungsnummer	Must	Must*	Eine Rechnungsnummer als Referenz muss vorhanden sein. Diese Referenz wird bei der Überweisung im Verwendungszweck angegeben (für eine einfache Zuweisung auf Ihrer Seite).
4	Rechnungs-/ Lieferdatum	Must*	Must*	Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
5	Auftragsnummer	Must	Must	Unsere Einkaufs-Auftragsnummer dient zur Identifikation des dazugehörenden Auftrags und muss zwingend angegeben werden. Beispielsweise: 11258818. Sammelrechnungen sind via PDF-Rechnungen nicht erlaubt: Jede Rechnung darf sich ausschliesslich auf einen Auftrag von Galaxus beziehen. Bei Teillieferungen sind Teilrechnungen erlaubt. Die Abwicklung von Sammelrechnungen ist zurzeit ausschliesslich via EDI-Schnittstelle möglich.
6	Artikelnummer	Must	Must	Die Artikelnummer dient zur Identifikation des Produkts auf der Rechnung und Lieferschein und muss zwingend identisch zur Artikelnummer gemäss Ihrer Preisliste sein. Die Artikelnummer ist in einer separaten Spalte aufzuführen.
7	Artikelbezeichnungen	Must*	Must*	Artikelbezeichnungen oder Teile davon sind in einer zusätzlichen Spalte aufzuführen.
8	Menge	Must	Must*	Mengen sind immer als ganze Zahlen anzugeben. Die Einheit der angegebenen Menge muss immer Stück sein. Es ist ausschliesslich die in Rechnung gestellte Menge anzugeben: Rückstände oder andere Mengen sind unzulässig.
9	Steuersatz pro Position	Must	Must*	Den angewandten Steuersatz je Position (falls abweichende Mehrwertsteuersätze). Der Mehrwertsteuersatz muss jeweils auf jeder Positionszeile als Prozentzahl aufgeführt werden
10	UID	Must*	Must*	MWST-Nr. / USt-Nr. bzw. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist
11	Nettopreis pro Artikel	Must	Must	Pro Artikel ist der Nettopreis anzugeben
12	Nettopreis pro Position	Must*	Must*	Pro Position ist das Nettototal anzugeben (Nettopreis x Menge)
13	Währung	Must	Must	Währung muss ersichtlich sein.
14	Nettototal	Must	Must*	Summe der Nettototale aller Positionen
15	Summe MwSt	Must	Must*	Summe der MwSt. aller Positionen
16	Bruttototal	Must*	Must*	Nettototal + Summe MwSt.

* MwSt.-Konformität → gesetzliche Vorgaben / formale Kriterien der Mehrwertsteuer

Must für uns → zusätzliche Voraussetzungen und Kriterien für die Rechnungsstellung an Digitec Galaxus AG / Galaxus Deutschland GmbH

Zahlungsverbindung und -Informationen (QR-Rechnung)

Eine gültige Bankverbindung ist im Configuration Agreement (CFA) anzugeben. Wenn keine Referenz zu einer QR-Rechnung verfügbar ist oder diese nicht erkannt wurde, erfolgt die Überweisung an diese hinterlegte Bankverbindung.

QR-Informationen können nur verarbeitet werden, wenn:

die QR-Information (QR-IBAN, QRR) im gleichen PDF wie die dazugehörige Rechnung ist.
im geschickten Mail nur zwei PDFs enthalten sind: Rechnung und QR-Informationen. Bei mehreren Rechnungs-PDFs und QR-Informationen kann unsere automatische Erfassung die Zuweisung der QR-Informationen nicht korrekt herstellen und diese würden ignoriert werden.
die QR-Informationen OCR-fähig sind.

Rabattausweis und Gebühren

Jegliche Rabatte und / oder Gebühren (z.B. vRG / Suisa) müssen auf die einzelnen Rechnungspositionen aufgeteilt und auf der entsprechenden Position verrechnet werden. Ein Gebührentotal am Schluss der Rechnung kann nicht verarbeitet werden.

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