WebEDI (CMI) für Händler

Owned by Digitec Galaxus
Last updated: Jan 05, 2024
7 min read

ALLGEMEIN

Das CMI (Company Management Interface) dient der manuellen Bestellabwicklung. Die tägliche Bearbeitung der offenen Aufgaben innerhalb eines Werktages ist essenziell.

Alle offenen Aufgaben werden auf der Willkommensseite angezeigt:

Haben Sie Fragen zur Handhabung des CMI, so kontaktieren Sie bitte ihren zuständigen Category Development Manager.

ERFASSEN NEUER BESTELLUNGEN

Neue Bestellungen werden auf der Willkommensseite unter Neue Bestellungen angezeigt und es wird eine E-Mail mit Direktlink zur Bestellung versendet.

Neue Bestellungen müssen täglich ins eigene System übertragen und bestätigt werden. Zudem müssen die Verfügbarkeitsangaben geprüft und bei Bedarf angepasst werden (siehe ANPASSEN VON BESTELLUNGEN).

 

Neue Bestellungen sollen innerhalb von 24h bearbeitet werden.

Die Auftragsnummer (Feld Auftrag) muss zwingend ins eigene System übertragen werden, da diese für alle nachfolgenden Bearbeitungen benötigt wird

Kundeninformationen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht für Werbezwecke verwendet werden

SUCHEN VON BESTELLUNGEN

Bestätigte Bestellungen können mittels der Auftrags Referenz gefunden und geöffnet werden:

 

Eine Excel Lister aller unversendeten Bestellungen kann unter “Bestellungen” > “Artikel Verwaltung” > “unversendete Bestellungen” heruntergeladen werden:

 

ANPASSEN VON BESTELLUNGEN

Lieferterminupdates

  • Ist ein Produkt nicht mehr vorrätig und wurde nachbestellt, muss der erwartete Anliefertermin eingetragen werden. Dauert die Rückstandslieferung länger als 30 Tage, muss die Bestellposition storniert werden.

  • Verschiebt sich der Anliefertermin eines Rückstandes, muss der neue Anliefertermin eingetragen werden.

Stornierung / Teilstornierung

  • Ist ein Produkt nicht mehr, oder nicht mehr in der bestellten Menge verfügbar, kann dies via dem Verfügbarkeitsstatus stornieren/nicht verfügbar storniert werden. Der Kunde erhält via E-Mail Bescheid, dass die Position storniert wurde und der bereits bezahlte Betrag wird gutgeschrieben. Sobald dieser Status ausgewählt und gespeichert wurde, ist er nicht mehr änderbar.

STORNIERUNGSANFRAGEN

Erfasst ein Kunde eine Stornierungsanfrage für eine nicht versendete Bestellposition wird dies auf der Willkommensseite angezeigt und eine Mail wird an die CMI Benutzer versendet. Unbearbeitete Stornierungsanfragen können auch über das Register Stornierungsanfragen geöffnet werden.

Stornierungsanfrage akzeptieren

  • Die Bestellposition wird beim Kunden storniert, der Gesamtbetrag der Position wird dem Kunden gutgeschrieben und er wird entsprechend benachrichtig.
    Die Position muss in diesem Fall auch im eigenen System storniert werden.

Stornierungsanfrage ablehnen

  • Stornierungsanfragen können abgelehnt werden, wenn die Ware bereits versendet wurde. Der Kunde wird über die Ablehnung der Stornierungsanfrage informiert.

VERSAND

Sobald Bestellungen/Bestellpositionen bereit für den Versand und allfällige Tracking Nummer vorhanden sind, muss dies im CMI eingetragen werden.

Allfällige Tracking Nummer müssen eingetragen werden und die Sendung via “Sendung erfassen” erfasst werden.

Teillieferungen

  • Falls nur eine Teilmenge versandbereit ist, kann die Menge auf der Bestellposition entsprechend angepasst werden. Nach dem Erfassen der Sendung wird die Position automatisch gesplittet

RETOUREN

Sobald ein Kunde die bestellte Ware erhalten hat, hat er die Möglichkeit diese zu retournieren. Dabei gibt es zwei Optionen: Entweder der Kunde registriert die Retoure in seinem Kundenkonto oder er schickt die Ware ohne Anmeldung zurück.

 

RETOUREN MIT KUNDENREGISTRIERUNG

Trifft eine Retoure ein, kann die Registrierung des Kunden anhand der Informationen auf der Rücksendeetikette, über den Reiter Marktplatz > Übersicht Kundenrückgaben, gesucht und geöffnet werden.

Auf der Registrierung ist der Kundenrückgabegrund, welcher vom Kunden angegeben wurde, ersichtlich. Mittels Bleistift Symbol kann die Retoure akzeptiert oder abgelehnt werden.

 

RETOUREN OHNE KUNDENREGISTRIERUNG

Ist keine Registrierung der Kundenrückgabe vorhanden, kann anhand der Rücksendeetikette die Galaxus-Auftragsnummer identifiziert und via dem Reiter Bestellungen > Bestätigte Bestellungen, Erweiterte Suche die betroffene Bestellung geöffnet werden.

Auf der Bestellung kann anschliessend die Retoure via Marktplatzretouren > Neue Rückgabe registrieren erfasst und bearbeitet werden.

 

SERVICEFÄLLE

Servicefälle von Kunden werden im Reiter Marktplatz > Übersicht Servicefälle angezeigt. Sobald ein Servicefall bearbeitet wird, muss er in den Status In Bearbeitung verschoben.

Nachdem sie den Fall gelöst haben, müssen sie den Status im CMI entsprechend ihrer Lösung anpassen. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Gutschrift: Diesen Button wählen sie, wenn sie den Garantiefall mit einer Gutschrift lösen. Sie haben dem Kunden eine Gutschrift in Höhe des ursprünglichen Verkaufspreises gemacht.
    Wichtig: Ein Klick auf den Button löst keine automatische Zahlung an den Kunden aus. Sie müssen die Bankdaten direkt vom Kunden aufnehmen und die Überweisung manuell tätigen.

  • Teilgutschrift: Diesen Button wählen sie, wenn sie den Garantiefall mit einer Teilgutschrift lösen. Sie haben dem Kunden einen Teil des Verkaufspreises zurückerstattet.
    Wichtig: Der Klick auf «Teilgutschrift» löst keine automatische Gutschrift aus. Sie müssen die Bankdaten direkt vom Kunden aufnehmen und die Überweisung manuell tätigen.l

  • Produkt repariert: Diesen Button wählen Sie, wenn Sie den Fall mit einer Reparatur lösen.

  • Produkt ersetzt: Diesen Button wählen Sie, wenn Sie den Fall mit einem Ersatzprodukt lösen.

Defekt bei Erhalt (DOA)

Sollte ein Kunde die bestellte Ware defekt erhalten (DOA) haben, kann er diese als Servicefall retournieren. Die Ware ist umgehend zu ersetzen, wobei mit dem Kunden auch bilateral eine Lösung ersucht werden kann.
Kann Ware nicht ersetzen oder repariert werden, hat der Kunde Anspruch auf eine Gutschrift. Diese muss individuell zwischen Händler und Kunde ausgestellt werden und erfolgt nicht automatisiert via Digitec Galaxus AG.

Gewährleistung / Garantie

Sollte ein Kunde einen Gewährleistungsfall haben, kann er diesen als Servicefall retournieren. Die Ware ist umgehend zu ersetzen, wobei mit dem Kunden auch bilateral eine Lösung ersucht werden kann.
Kann Ware nicht ersetzen oder repariert werden, hat der Kunde Anspruch auf eine Gutschrift. Diese muss individuell zwischen Händler und Kunde ausgestellt werden und erfolgt nicht automatisiert via Digitec Galaxus AG.

Kostenpflichtige Reparatur

Sollte ein Kunde bei einem Artikel bei dem die Garantie/gesetzl. Gewährleistung abgelaufen oder aufgrund physischer Beeinträchtigung des Produktes verfallen ist, einen Servicefall haben, kann der Artikel kostenpflichtig repariert oder ausgetauscht werden.
Sollte eine Reparatur oder ein Austausch in Frage kommen, muss dem Kunden vorab ein Kostenvorschlag unterbreitet werden. Diesen kann der Kunde annehmen oder ablehnen. Bei Ablehnung muss mit dem Kunden geklärt werden, ob der Artikel direkt entsorgt werden kann. Ansonsten muss der Artikel an den Kunden zurückgesendet werden. Dies muss individuell zwischen Händler und Kunde geklärt & abgewickelt werden und erfolgt nicht automatisiert via Digitec Galaxus AG.

Genussgarantie

Die Genussgarantie deckt die häufigsten Weinfehler:
• TCA Verunreinigung (Korkengeschmack/Zapfen)
• Zweite Gärung ("sprudeliger" Geschmack)
• Reduktion, zu wenig Sauerstoff bei Gärung (Schmeckt wie fauliger Kabis)
• Oxidation, zu viel Sauerstoff bei Gärung (Schmeckt wie saurer Apfel)
Kein Anspruch auf Genussgarantie
• Dem Kunden hat es nicht geschmeckt
Sollte ein Kunde Flaschen mit Weinfehler erhalten haben, ist umgehend mit dem Kunden eine Lösung zu suchen.
Dies muss individuell zwischen Händler und Kunde geklärt & abgewickelt werden und erfolgt nicht automatisiert via Digitec Galaxus AG.

 

CMI BEI EDI UMSETZUNG

Durch die Automatisierung der Auftragsabwicklung via EDI, fallen je nach Automatisierungsgrad manuelle Arbeitsschritte im CMI weg. Bitte besprechen sie in diesem Fall die CMI Handhabung mit dem zuständigen Integration Manager.