Wir bitten Sie grundsätzlich, uns Rechnungen ausschliesslich elektronisch im PDF-Format zu übermitteln. Physische Post wird nicht akzeptiert. Um PDF-Rechnungen automatisiert verarbeiten zu können, müssen diese einige Rahmenbedingungen erfüllen, welche im Folgenden erklärt werden.
Wie sende ich meine Rechnung an Galaxus?
Die Galaxus bietet je nach Ihren Möglichkeiten die folgenden Übermittlungsarten für Lieferantenrechnungen an:
Per PDF via E-Mail
🇨🇭 Digitec Galaxus AG: accounting@digitecgalaxus.ch
🇪🇺 Galaxus Deutschland GmbH: accounting@galaxus.de
Die E-Mail mit dem/n angehängten PDF-Dateien muss zwingend einen Betreff und Textinhalt – mit dem Hinweis, dass es sich um eine Rechnung handelt - haben, um nicht mit Spam verwechselt zu werden.
PDF-Dateien müssen folgende Anforderungen erfüllen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen:
PDF-Dateien dürfen nicht signiert oder passwortgeschützt sein.
PDF-Dateien dürfen ausschliesslich markierbaren, durchsuchbaren Text (OCR-kompatibel) und keine Bilder (Logo ist OK) oder unsichtbare Zeichen enthalten.
1 PDF-Datei darf maximal 1 Rechnung enthalten.
Die Seitenanzahl für 1 Rechnung ist auf maximal 20 Seiten begrenzt.
Für Rechnungen irrelevante Texte (z.B. AGBs oder Werbung) sind unzulässig.
Seitenzahlen sind unzulässig.
Rundungsdifferenzen sind unzulässig.
Unabhängig von der Übermittlungsart sind verschiedene Punkte wichtig, welche anhand der nachfolgenden Musterrechnung erklärt werden:
1 Rechnungsadresse
Unabhängig von der Lieferadresse:
🇨🇭 Digitec Galaxus AG | 🇪🇺 Galaxus Deutschland GmbH |
|---|---|
Digitec Galaxus AG | Galaxus Deutschland GmbH |
2 Lieferantenname und -adresse
Vollständige und eindeutige Adresse des Rechnungsstellers.
3 Rechnungsnummer
Eine Rechnungsnummer als Referenz muss vorhanden sein. Diese Referenz wird bei der Überweisung im Verwendungszweck angegeben (für eine einfache Zuweisung auf Ihrer Seite).
4 Auftragsnummer
Unsere Auftragsnummer dient zur Identifikation des dazugehörenden Auftrags und muss zwingend angegeben werden. Beispielsweise: 11258818.
Sammelrechnungen sind nicht erlaubt: Jede Rechnung darf sich ausschliesslich auf einen Auftrag von Galaxus beziehen. Bei Teillieferungen sind Teilrechnungen erlaubt.
Die Abwicklung von Sammelrechnungen ist zurzeit ausschliesslich via EDI-Schnittstelle möglich.
5 Artikelnummern
Die Artikelnummer dient zur Identifikation des Produkts auf der Rechnung und Lieferschein und muss zwingend identisch zur Artikelnummer gemäss Ihrer Preisliste sein. Die Artikelnummer ist in einer separaten Spalte aufzuführen.
6 Artikelbezeichnungen
Artikelbezeichnungen oder Teile davon sind in einer zusätzlichen Spalte aufzuführen.
7 Menge
Mengen sind immer als ganze Zahlen anzugeben. Die Einheit der angegebenen Menge muss immer Stück sein. Es ist ausschliesslich die in Rechnung gestellte Menge anzugeben: Rückstände oder andere Mengen sind unzulässig.
8 MWST-Angaben / USt-Angaben
Alle Lieferanten mit einer Mehrwertsteuerpflicht müssen folgende Angaben auf der Rechnung machen:
MWST-Nr. / USt-Nr. bzw. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist
Den angewandten Steuersatz je Position (falls abweichende Mehrwertsteuersätze) und das Total des geschuldeten MwSt.-Betrags
Der Mehrwertsteuersatz muss jeweils auf jeder Positionszeile als Prozentzahl aufgeführt werden
Zahlungsverbindung und -Informationen (QR-Rechnung)
Eine gültige Bankverbindung ist im Configuration Agreement (CFA) anzugeben. Wenn keine Referenz zu einer QR-Rechnung verfügbar ist, erfolgt die Überweisung an diese hinterlegte Bankverbindung. In der PDF-Rechnung kann der QR-Code nur verarbeitet werden, wenn dieser am Ende der Rechnung und im gleichen Dokument angefügt ist.
Rabattausweis und Gebühren
Jegliche Rabatte und / oder Gebühren (z.B. vRG / Suisa) müssen auf die einzelnen Rechnungspositionen aufgeteilt und auf der entsprechenden Position verrechnet werden. Ein Gebührentotal am Schluss der Rechnung kann nicht verarbeitet werden.
WICHTIG: Bitte stellen Sie uns vor der ersten Bestellabwicklung ein Rechnungsmuster zur Ansicht und Prüfung zu (sensitive Stellen können geschwärzt werden). Hierfür bitte das Dokument als PDF mit dem Vermerk «Rechnungsprüfung» an folgende E-Mail zu senden:
🇨🇭 Digitec Galaxus AG: accounting@digitecgalaxus.ch
🇪🇺 Galaxus Deutschland GmbH: accounting@galaxus.de