Bestellungen (per 14.05.2025)
- Roger Wohlgensinger
Bestellübersicht
Wo können die Bestellungen eingesehen werden?
Die Bestellübersicht bietet eine umfassende Darstellung aller Bestellungen. Standardmässig werden alle offenen Bestellungen, die noch nicht versendet wurden, nach Bestelldatum absteigend sortiert angezeigt.
Was muss nach Erhalt der Bestellung getan werden?
Neue Bestellungen (Gelb eingefärbt)
→ Bestellungen (per 14.05.2025) | Wie werden neue Bestellungen bestätigt?
Bestätigte Bestellungen
Die Lieferdaten der einzelnen Bestellpositionen sind aktuell zu halten. Sofern sich ein Liefertermin verändert oder eine Position storniert werden muss, kann dies entweder via Klick auf die Bestellnummer oder über die Artikelverwaltung gehandhabt werden
Sofern es zu einer offenen Bestellung eine Stornierungsanfrage gibt oder ein Liefertermin überschritten (Orange eingefärbt) wurde, wird dies unter Aktionen angezeigt und man gelangt durch Klicken der Schaltfläche “Stornierungsanfrage” bzw. “Liefertermin aktualisieren” auf die betroffene Bestellung.
→ Bestellungen (per 14.05.2025) | Wie werden Stornierungsanfragen bearbeitet?
→ Bestellungen (per 14.05.2025) | Wie werden Liefertermine aktualisiert/storniert?
Wie kann der Warenversand eingeleitet werden?
Wenn alle offenen Punkte unter Aktionen erledigt wurden, kann der Versandprozess per Klick auf das Paket-Symbol
eingeleitet werden.
→ Bestellungen (per 14.05.2025) | Wie funktioniert der Versandprozess für Lagerlieferungen?
→ Bestellungen (per 14.05.2025) | Wie funktioniert der Versandprozess für Direktlieferungen?
Artikelverwaltung
Wo können sämtliche offene Artikel unabhängig von der Bestellung eingesehen werden?
Die Artikelverwaltung bietet eine Übersicht aller offenen Bestellpositionen. Mit Hilfe der Filter können die offenen Artikel nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt werden und bei Bedarf via “Download Excel” heruntergeladen werden.
Bestellbearbeitung
Wie werden neue Bestellungen bestätigt?
Wenn neue Bestellungen eintreffen, müssen diese innerhalb von 24 Stunden bestätigt werden. Dabei sollen die Verfügbarkeitsangaben geprüft und bei Bedarf mit einem Klick auf den Stift auf Positionsebene angepasst werden.
Auftragsarten
Je nach Auftragsart muss folgendes beachtet werden:
Lagerlieferung: Lagerstandorte inkl. Avisierung
Direktlieferung: Falls ein Lieferschein beigelegt werden soll (Lieferscheintyp = Mit Lieferschein), muss die Kundenreferenz und die Referenz des Kundenauftrags auf den Lieferschein gedruckt werden.
Erwarteter Anliefertermin
Folgende Angaben sind möglich:
Schnellstmöglich
Schnellstmöglich, spätestens am XX.XX.XXXX: Bei Direktlieferungen wird das späteste Datum dem Endkunden zum Zeitpunkt des Kaufes im Onlineshop als Verfügbarkeitsinformation angezeigt.
Genau am XX.XX.XXXX: Termingerechte Lieferung auf Wunsch unseres Business Managers
Wie werden Stornierungsanfragen bearbeitet?
Stornierungsanfragen für nicht versendete Bestellposition werden auf der Bestellübersicht angezeigt oder können direkt via Navigation Stornierungsanfragen geöffnet werden.
Stornierungsanfrage akzeptieren
Die Bestellposition wird storniert und muss in diesem Fall auch im eigenen System storniert werden.
Stornierungsanfrage ablehnen
Die Bestellposition bleibt offen und muss geliefert werden.
Stornierungsanfragen können nur in Ausnahmefällen abgelehnt werden.
Wenn die Ware bereits versendet wurde / auf dem Weg ist
Die Ware beim eigenen Lieferanten/Hersteller nicht storniert werden kann und es sonst keinen weiteren Verwendungszweck gibt
Wie werden Liefertermine aktualisiert/storniert?
Lieferterminupdates
Verschiebt sich der Anliefertermin eines Rückstandes, muss der neue Anliefertermin eingetragen werden.
Stornierung / Teilstornierung
Ist ein Produkt gar nicht mehr, oder nicht mehr in der bestellten Menge verfügbar, kann die Bestellposition bzw. nicht verfügbare Menge durch den Verfügbarkeitsstatus stornieren/nicht verfügbar bereinigt werden.
Bestellversand
Wie funktioniert der Versandprozess für Lagerlieferungen?
Sobald Bestellungen/Bestellpositionen bereit für den Versand sind, muss dies im Partner Portal eingetragen werden. Der Versand kann entweder über die Bestellübersicht oder direkt auf der entsprechenden Bestellung eingeleitet werden.
Hinweise
Lieferschein-Referenz
Die Lieferschein-Referenz muss identisch mit dem physisch beigelegten Lieferschein sein.
Sofern via des Tools ein Lieferschein generiert werden soll, kann das Feld “Lieferschein-Referenz” leer gelassen werden. Das Tool generiert dann eigenständig eine Lieferschein-Referenz.
Sendungsinformationen
Wenn zum Zeitpunkt der Bearbeitung keine Trackinginformationen zur Verfügung stehen, kann “keine Sendungsverfolgung” ausgewählt werden.
Wie können Positionen aus einer anderen Bestellung der gleichen Sendung hinzufügen?
Wenn bei einer Sendung mehrere Bestellungen bedient werden sollen, können diese unter “Weitere Positionen zur Sendung hinzufügen” eingesehen werden. Mittels der Schaltfläche “Hinzufügen” können die Positionen der aktuellen Sendung hinzugefügt werden.
Wo kann der generierte Lieferschein eingesehen werden?
Der Lieferschein wird nach der Sendungserstellung auf der Bestellung angezeigt und kann als PDF heruntergeladen werden.
Wie funktioniert der Versandprozess für Direktlieferungen?
Sobald Bestellungen/Bestellpositionen bereit für den Versand und die Tracking Nummern vorhanden sind, muss dies im Partner Portal eingetragen werden.
Allfällige Tracking Nummer müssen eingetragen werden und die Sendung via “Sendung erstellen” erfasst werden.
Falls nur eine Teilmenge versandbereit ist, kann die Menge auf der Bestellposition entsprechend angepasst werden. Nach dem Erfassen der Sendung wird die Position automatisch gesplittet
Minderlieferungen
Wie werden Minderlieferungen bearbeitet?
Falls beim Einlagern eine Differenz zwischen der Mengenangabe auf dem Lieferschein und der angelieferten Stückzahl auffällt, so wird im Partner Portal eine Meldung über eine Minderlieferung erstellt. Es kann entweder eine Gutschrift gewährt oder eine Nachlieferung veranlasst werden. Zur schnelleren Identifikation und Bearbeitung, hilft uns die Angabe von Zusatzinformationen im Kommentarfeld: Bei einer Gutschrift beispielsweise eine Gutschriftnummer oder im Falle einer Nachsendung die Lieferscheinreferenz.
Mit der Auswahl “Gutschrift gewähren” wird keine automatische Gutschrift erstellt.
Bitte die Gutschrift an accounting@digitecgalaxus.ch” versenden. Der Kommentar dient nur der Information und Dokumentation.
Bestell-Handling bei EDI-Umsetzung
Was muss bei einer EDI Umsetzung im Partner Portal gemacht werden?
Durch die Automatisierung der Auftragsabwicklung via EDI, fallen je nach Automatisierungsgrad manuelle Arbeitsschritte im Partner Portal weg. Bitte besprechen sie in diesem Fall die Handhabung mit dem zuständigen Integration Manager.
Order Placement (ORDP): Ersetzt die manuelle Erfassung der Bestellungen in ihrem System. Es werden zudem keine Email-Benachrichtigungen mehr für neue Bestellungen versendet.
Order Response (ORDR): Ersetzt die Bestätigung von Bestellungen und je nach Umsetzung Lieferterminupdates
Supplier Cancel Notification (EOLN): Ersetzt die Stornierung
Cancel Request (CANP), Cancel Confirmation (CANR): Ersetzt die Stornierungsanfrage und Antwort im CMI
Dispatch Notification (DELR): Ersetzt die Versandmeldung Direktlieferungen
Invoice (INVO): Ersetzt die Übermittlung der Rechnung via Mail
Auch nach einer vollständigen EDI Automatisierung müssen Minderlieferungen an unser Lager manuell im Partner Portal bearbeitet werden.
Bei Interesse an einer Automatisierung via EDI (Electronic Data Interchange), den zuständigen Development Manager kontaktieren
Gutschriften müssen weiterhin via Mail an das Accounting übermittelt werden.