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Bestellungen

Bestellungen

Owned by Digitec Galaxus
Last updated: Apr 17, 2025 by Samantha Tschap
5 min read

ALLGEMEIN

Das CMI (Company Management Interface) dient der manuellen Bestellabwicklung. Die tägliche Bearbeitung der offenen Aufgaben innerhalb eines Werktages ist essenziell.

Alle offenen Aufgaben werden auf der Willkommensseite angezeigt:

Haben Sie Fragen zur Handhabung des CMI, so kontaktieren Sie bitte ihren zuständigen Category Development Manager.

ERFASSEN NEUER BESTELLUNGEN

Neue Bestellungen werden auf der Willkommensseite unter Neue Bestellungen angezeigt und es wird eine E-Mail mit Direktlink zur Bestellung versendet.

Neue Bestellungen müssen täglich in das eigene System übertragen und bestätigt werden. Zudem müssen die Verfügbarkeitsangaben geprüft und bei Bedarf angepasst werden (siehe ANPASSEN VON BESTELLUNGEN).

Auftragsarten

Je nach Auftragsart muss folgendes beachtet werden:

  • Lagerlieferung: Lagerstandorte inkl. Avisierung

  • Direktlieferung: Falls ein Lieferschein beigelegt werden soll (Lieferscheintyp = Mit Lieferschein), muss die Kundenreferenz und die Referenz des Kundenauftrags auf den Lieferschein gedruckt werden

Erwarteter Anliefertermin

Folgende Angaben sind möglich:

  • Schnellstmöglich

  • Schnellstmöglich, spätestens am XX.XX.XXXX: Bei Direktlieferungen wird das späteste Datum dem Endkunden zum Zeitpunkt des Kaufes im Onlineshop als Verfügbarkeitsinformation angezeigt.

  • Genau am XX.XX.XXXX: Termingerechte Lieferung

Bitte beachten Sie das angegebene Ziellager im oberen Abschnitt der Bestellung

Für Direktlieferung: Kundeninformationen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht für Werbezwecke verwendet werden

Bestellungen mit einem Liefertermin sollen beim Eintreffen der Ware umgehend bearbeitet
werden

Die Auftragsnummer (Feld Auftrag) muss zwingend ins eigene System übertragen werden, da diese für alle nachfolgenden Bearbeitungen und Kundendienstanfragen benötigt wird

SUCHEN VON BESTELLUNGEN

Bestätigte Bestellungen können mittels der Auftragsreferenz gefunden und geöffnet werden:

Eine Excel Lister aller unversendeten Bestellungen kann unter “Bestellungen” > “Artikel Verwaltung” > “unversendete Bestellungen” heruntergeladen werden:

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ANPASSEN VON BESTELLUNGEN

Lieferterminupdates

  • Verschiebt sich der Anliefertermin eines Rückstandes, muss der neue Anliefertermin eingetragen werden.

Stornierung / Teilstornierung

  • Ist ein Produkt gar nicht mehr, oder nicht mehr in der bestellten Menge verfügbar, kann die Bestellposition bzw. nicht verfügbare Menge durch den Verfügbarkeitsstatus stornieren/nicht verfügbar bereinigt werden.

Verspätete Bestellungen

Ist der bestätigte Liefertermin einer Bestellung überschritten, wird per Mail eine Erinnerung ausgelöst. Zusätzlich ist die verspätete Bestellung auf der Willkommensseite aufgelistet.

  • Die Ware wurde bisher von Ihnen nicht versendet: Bitte versenden Sie diese Bestellungen so schnell wie möglich, setzten Sie gegebenenfalls einen neuen Anliefertermin oder stornieren Sie die Bestellung bei Nicht-Verfügbarkeit.

  • Die Ware wurde bereits von Ihnen versendet:

    • Direktlieferung: Als versendet markieren

    • Lagerlieferung: Markieren Sie die Ware als «Gesendet am» und fügen Sie einen gültigen Abliefernachweis und den Lieferschein hinzu.

Verfügbarkeitsupdates müssen innerhalb von 48h eingetragen werden

Wird eine Bestellposition storniert, wird automatisch auch das entsprechende Angebot für 7 Tage deaktiviert. Bei mehreren Stornierungen nacheinander steigt die Deaktivierungszeit.

Pflegen Sie durchgehend die Anliefertermine, dies ist zwingend notwendig für die effiziente Planung Ihrer Anlieferung im Wareneingang.

Die Bestätigung auf Liefertermin Unbekannt ist nur für CH gestattet, nicht für EU.

Ein gültiger Abliefernachweis ist ein quittierter Lieferschein oder Tracking Nummer des Versanddienstleisters, anhand dessen eindeutig erkennbar ist, dass die Lieferung zugestellt wurde.

Bei Direktlieferungen darf der Anliefertermin um maximal 30 Tage verschoben werden

STORNIERUNGSANFRAGEN

Stornierungsanfrage für nicht versendete Bestellposition werden auf der Willkommensseite angezeigt und eine Mail wird an die CMI Benutzer versendet. Alternativ können alle unbearbeiteten Stornierungsanfragen über das Register Stornierungsanfragen geöffnet werden.

Stornierungsanfrage akzeptieren

  • Die Bestellposition wird storniert und muss in diesem Fall auch im eigenen System storniert werden.

Stornierungsanfrage ablehnen

  • Die Bestellposition bleibt offen.

Stornierungsanfragen können nur in Ausnahmefällen abgelehnt werden.

  • Wenn die Ware bereits versendet wurde / auf dem Weg ist

  • Die Ware beim eigenen Lieferanten/Hersteller nicht storniert werden kann und es sonst keinen weiteren Verwendungszweck gibt

Bitte bearbeiten Sie in einem ersten Schritt die Stornierungsanfragen, bevor Sie die neuen Bestellungen bestätigen und verspäteten Positionen aktualisieren.

VERSAND VON DIREKTLIEFERUNGEN

Sobald Bestellungen/Bestellpositionen bereit für den Versand und allfällige Tracking Nummern vorhanden sind, muss dies im CMI eingetragen werden.

Allfällige Tracking Nummer müssen eingetragen werden und die Sendung via “Sendung erstellen” erfasst werden.

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Teillieferungen

  • Falls nur eine Teilmenge versandbereit ist, kann die Menge auf der Bestellposition entsprechend angepasst werden. Nach dem Erfassen der Sendung wird die Position automatisch gesplittet

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Die Eingabe von Tracking Informationen ist Pflicht. Falls der verwendete Versanddienstleister in der Auswahl nicht zur Verfügung steht, kann via “Anderer Versanddienstleister” ein Link zum Tracking Portal des Versanddienstleisters hinterlegt werden.

Bei Firmenkundenbestellungen wird im Feld Referenz des Kundenauftrags eine Referenz angegeben. In diesem Fall muss dem Ladungsträger ein Lieferschein inklusive dieser Referenz beigelegt werden.

MINDERLIEFERUNG

Falls beim Einlagern eine Differenz zwischen der Mengenangabe auf dem Lieferschein und der angelieferten Stückzahl auffällt, so wird im CMI eine Meldung über eine Minderlieferung erstellt. Wählen Sie aus, ob Sie uns eine Gutschrift gewähren oder eine Nachlieferung veranlasst wird. Zur schnelleren Identifikation und Bearbeitung, helfen Sie uns mit der Angabe von Zusatzinformationen im Kommentarfeld: Bei einer Gutschrift beispielsweise eine Gutschriftnummer oder im Falle einer Nachsendung die Lieferscheinreferenz.

Mit der Auswahl “Gutschrift gewähren” wird keine automatische Gutschrift erstellt.

Bitte Gutschrift an accounting@digitecgalaxus.ch” versenden, Kommentar dient nur der Information und Dokumentation.

CMI BEI EDI UMSETZUNG

Durch die Automatisierung der Auftragsabwicklung via EDI, fallen je nach Automatisierungsgrad manuelle Arbeitsschritte im CMI weg. Bitte besprechen sie in diesem Fall die CMI Handhabung mit dem zuständigen Integration Manager.

 

Auch nach einer vollständigen EDI Automatisierung müssen Minderlieferungen an unser Lager manuell im CMI bearbeitet werden.

Bei Interesse an einer Automatisierung via EDI (Electronic Data Interchange), den zuständigen Category Development Manager kontaktieren

Gutschriften müssen weiterhin via Mail an das Accounting übermittelt werden.

 

 

 

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