🇨🇭 Wie sollte meine Rechnung aussehen?
Wie sende ich meine Rechnung an Galaxus?
Galaxus bietet je nach Möglichkeit die folgenden Übermittlungsarten für Lieferantenrechnungen an:
Per PDF via E-Mail (Automatisierte Verarbeitung): accounting@digitecgalaxus.ch
Rechnungen per Post werden nicht akzeptiert.
Für dedizierte Fragen kannst Du dich an unsere Support-Adresse wenden. Diese dient ausschliesslich dem Support und darf nicht als Rechnungseinsende-Adresse verwendet werden: support.accounting@digitecgalaxus.ch
Rahmenbedingungen
Um eine reibungslose Rechnungserstellung und dementsprechend fristgerechte Bezahlung zu gewährleisten, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt werden, welche im Folgenden erklärt werden.
Bitte beachte, dass an die oben aufgeführten Accounting-Mailadresse nur Rechnungen, Gutschriften und sonstige buchhalterische Anfragen geschickt werden dürfen. Wir bitten darum, das Übermitteln von Auftragsbestätigungen, Liefertermin-Updates etc. zu vermeiden.
Die E-Mail mit dem/n angehängten PDF-Dateien muss zwingend einen Betreff und Textinhalt – mit dem Hinweis, dass es sich um eine Rechnung handelt - haben, um nicht mit Spam verwechselt zu werden. Zudem werden Links zu PDF-Rechnungen ignoriert.
PDF-Dateien müssen folgende Anforderungen erfüllen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen:
PDF-Dateien dürfen nicht signiert oder passwortgeschützt sein.
PDF-Dateien dürfen ausschliesslich markierbaren, durchsuchbaren Text (OCR-kompatibel) und keine Bilder (Logo ist OK) oder unsichtbare Zeichen enthalten.
1 PDF-Datei darf maximal 1 Rechnung enthalten.
Die Seitenanzahl für 1 Rechnung ist auf maximal 20 Seiten begrenzt.
Für Rechnungen irrelevante Texte (z.B. AGBs oder Werbung) sind unzulässig.
Seitenzahlen sind unzulässig.
Rundungsdifferenzen sind unzulässig.
Musterrechnung
Rechnungskriterien
Unabhängig von der Übermittlungsart sind verschiedene Punkte wichtig, welche anhand der nachfolgenden Musterrechnung erklärt werden. Diese Informationen müssen auf der Rechnung klar ersichtlich sein, sodass unsere automatische Rechnungserfassung diese erkennen und bei uns im System erstellen kann. Sollten all diese Punkte auf Deiner Rechnung ersichtlich sein, sollte einer fristgerechten Bezahlung nichts im Weg stehen.
Nr. | Kriterium | CH | Beschreibung |
|---|---|---|---|
1 | Rechnungsadresse CH | Must* | Digitec Galaxus AG |
2 | Lieferantenname und Adresse | Must* | Vollständige und eindeutige Adresse des Rechnungsstellers. |
3 | Rechnungsnummer | Must | Eine einmalige Rechnungsnummer als Referenz muss vorhanden sein. Diese Referenz wird bei der Überweisung im Verwendungszweck angegeben (für eine einfache Zuweisung auf Ihrer Seite). |
4 | Rechnungs-/ Lieferdatum | Must* | Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch) |
5 | Auftragsnummer | Must | Unsere Einkaufs-Auftragsnummer dient zur Identifikation des dazugehörenden Auftrags und muss zwingend angegeben werden. Beispielsweise: 11258818. Sammelrechnungen sind via PDF-Rechnungen nicht erlaubt: Jede Rechnung darf sich ausschliesslich auf einen Auftrag von Galaxus beziehen. Bei Teillieferungen sind Teilrechnungen erlaubt. Die Abwicklung von Sammelrechnungen ist zurzeit ausschliesslich via EDI-Schnittstelle möglich. |
6 | Artikelnummer | Must | Die Artikelnummer dient zur Identifikation des Produkts auf der Rechnung und Lieferschein und muss zwingend identisch zur Artikelnummer gemäss Deiner Preisliste sein. Die Artikelnummer ist in einer separaten Spalte aufzuführen. |
7 | Artikelbezeichnungen | Must* | Artikelbezeichnungen oder Teile davon sind in einer zusätzlichen Spalte aufzuführen. |
8 | Menge | Must | Mengen sind immer als ganze Zahlen anzugeben. Die Einheit der angegebenen Menge muss immer Stück sein. Es ist ausschliesslich die in Rechnung gestellte Menge anzugeben: Rückstände oder andere Mengen sind unzulässig. Die verrechneten Mengeneinheiten müssen mit den bestellten Mengeneinheiten übereinstimmen. |
9 | Steuersatz pro Position | Must | Den angewandten Steuersatz je Position (falls abweichende Mehrwertsteuersätze). Der Mehrwertsteuersatz muss jeweils auf jeder Positionszeile als Prozentzahl aufgeführt werden |
10 | UID | Must* | MWST-Nr. / USt-Nr. bzw. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist |
11 | Nettopreis pro Artikel | Must | Pro Artikel ist der Nettopreis anzugeben |
12 | Nettopreis pro Position | Must* | Pro Position ist das Nettototal anzugeben (Nettopreis x Menge) |
13 | Währung | Must | Währung muss ersichtlich sein. |
14 | Nettototal | Must | Summe der Nettototale aller Positionen |
15 | Summe MwSt | Must | Summe der MwSt. aller Positionen |
16 | Bruttototal | Must* | Nettototal + Summe MwSt. |
* MwSt.-Konformität → gesetzliche Vorgaben / formale Kriterien der Mehrwertsteuer
Must für uns → zusätzliche Voraussetzungen und Kriterien für die Rechnungsstellung an Digitec Galaxus AG
Zahlungsverbindung und -Informationen (QR-Rechnung)
Eine gültige Bankverbindung ist im Configuration Agreement (CFA) anzugeben. Wenn keine Referenz zu einer QR-Rechnung verfügbar ist oder diese nicht erkannt wurde, erfolgt die Überweisung an diese hinterlegte Bankverbindung.
QR-Informationen können nur verarbeitet werden, wenn:
die QR-Information (QR-IBAN, QRR) im gleichen PDF wie die dazugehörige Rechnung ist.
die QR-Informationen OCR-fähig sind.
Rabattausweis und Gebühren
Jegliche Rabatte und / oder Gebühren (z.B. vRG / Suisa) müssen auf die einzelnen Rechnungspositionen aufgeteilt und auf der entsprechenden Position verrechnet werden. Ein Gebührentotal am Schluss der Rechnung kann nicht verarbeitet werden.