๐ช๐บ Wie sollte meine Rechnung aussehen?
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Wie sende ich meine Rechnung an Galaxus?
Galaxus bietet je nach Mรถglichkeit die folgenden รbermittlungsarten fรผr Lieferantenrechnungen an:
Per PDF via E-Mail (Automatisierte Verarbeitung): accounting@galaxus.de
Perย EDI-Schnittstelle
Rechnungen per Post werden nicht akzeptiert.
Fรผr dedizierte Fragen kannst Du dich an unsere Support-Adresse wenden. Diese dient ausschliesslich dem Support und darf nicht als Rechnungseinsende-Adresse verwendet werden: support.accounting@digitecgalaxus.ch
Rahmenbedingungen
Um eine reibungslose Rechnungserstellung und dementsprechend fristgerechte Bezahlung zu gewรคhrleisten, mรผssen einige Rahmenbedingungen erfรผllt werden, welche im Folgenden erklรคrt werden.
Bitte beachte, dass an die oben aufgefรผhrten Accounting-Mailadresse nur Rechnungen, Gutschriften und sonstige buchhalterische Anfragen geschickt werden dรผrfen. Wir bitten darum, das รbermitteln von Auftragsbestรคtigungen, Liefertermin-Updates etc. zu vermeiden.
Die E-Mail mit dem/n angehรคngten PDF-Dateien muss zwingend einen Betreff und Textinhalt โ mit dem Hinweis, dass es sich um eine Rechnung handelt - haben, um nicht mit Spam verwechselt zu werden. Zudem werden Links zu PDF-Rechnungen ignoriert.
PDF-Dateien mรผssen folgende Anforderungen erfรผllen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermรถglichen:
PDF-Dateien dรผrfen nicht signiert oder passwortgeschรผtzt sein.
PDF-Dateien dรผrfen ausschliesslich markierbaren, durchsuchbaren Text (OCR-kompatibel) und keine Bilder (Logo ist OK) oder unsichtbare Zeichen enthalten.
1 PDF-Datei darf maximal 1 Rechnung enthalten.
Die Seitenanzahl fรผr 1 Rechnung ist auf maximal 20 Seiten begrenzt.
Fรผr Rechnungen irrelevante Texte (z.B. AGBs oder Werbung) sind unzulรคssig.
Seitenzahlen sind unzulรคssig.
Rundungsdifferenzen sind unzulรคssig.
Musterrechnung
Rechnungskriterien
Unabhรคngig von der รbermittlungsart sind verschiedene Punkte wichtig, welche anhand der nachfolgenden Musterrechnung erklรคrt werden. Diese Informationen mรผssen auf der Rechnung klar ersichtlich sein, sodass unsere automatische Rechnungserfassung diese erkennen und bei uns im System erstellen kann. Sollten all diese Punkte auf Deiner Rechnung ersichtlich sein, sollte einer fristgerechten Bezahlung nichts im Weg stehen.
Nr. | Kriterium | EU | Beschreibung |
|---|---|---|---|
1 | Rechnungsadresse DE | Must* | Galaxus Deutschland GmbH |
2 | Lieferantenname und Adresse | Must* | Vollstรคndige und eindeutige Adresse des Rechnungsstellers. |
3 | Rechnungsnummer | Must* | Eine einmalige Rechnungsnummer als Referenz muss vorhanden sein. Diese Referenz wird bei der รberweisung im Verwendungszweck angegeben (fรผr eine einfache Zuweisung auf Ihrer Seite). |
4 | Rechnungs-/ Lieferdatum | Must* | Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch) |
5 | Auftragsnummer | Must | Unsere Einkaufs-Auftragsnummer dient zur Identifikation des dazugehรถrenden Auftrags und muss zwingend angegeben werden. Beispielsweise: 11258818. Sammelrechnungen sind via PDF-Rechnungen nicht erlaubt: Jede Rechnung darf sich ausschliesslich auf einen Auftrag von Galaxus beziehen. Bei Teillieferungen sind Teilrechnungen erlaubt. Die Abwicklung von Sammelrechnungen ist zurzeit ausschliesslich via EDI-Schnittstelle mรถglich. |
6 | Artikelnummer | Must | Die Artikelnummer dient zur Identifikation des Produkts auf der Rechnung und Lieferschein und muss zwingend identisch zur Artikelnummer gemรคss Deiner Preisliste sein. Die Artikelnummer ist in einer separaten Spalte aufzufรผhren. |
7 | Artikelbezeichnungen | Must* | Artikelbezeichnungen oder Teile davon sind in einer zusรคtzlichen Spalte aufzufรผhren. |
8 | Menge | Must* | Mengen sind immer als ganze Zahlen anzugeben. Die Einheit der angegebenen Menge muss immer Stรผck sein. Es ist ausschliesslich die in Rechnung gestellte Menge anzugeben: Rรผckstรคnde oder andere Mengen sind unzulรคssig. Die verrechneten Mengeneinheiten mรผssen mit den bestellten Mengeneinheiten รผbereinstimmen. |
9 | Steuersatz pro Position | Must* | Den angewandten Steuersatz je Position (falls abweichende Mehrwertsteuersรคtze). Der Mehrwertsteuersatz muss jeweils auf jeder Positionszeile als Prozentzahl aufgefรผhrt werden |
10 | UID | Must* | MWST-Nr. / USt-Nr. bzw. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist |
11 | Nettopreis pro Artikel | Must | Pro Artikel ist der Nettopreis anzugeben |
12 | Nettopreis pro Position | Must* | Pro Position ist das Nettototal anzugeben (Nettopreis x Menge) |
13 | Wรคhrung | Must | Wรคhrung muss ersichtlich sein. |
14 | Nettototal | Must* | Summe der Nettototale aller Positionen |
15 | Summe MwSt | Must* | Summe der MwSt. aller Positionen |
16 | Bruttototal | Must* | Nettototal + Summe MwSt. |
*MwSt.-Konformitรคt โ gesetzliche Vorgaben / formale Kriterien der Mehrwertsteuer
Must fรผr uns โ zusรคtzliche Voraussetzungen und Kriterien fรผr die Rechnungsstellung an Galaxus Deutschland GmbH
Zahlungsverbindung und -Informationen (QR-Rechnung)
Eine gรผltige Bankverbindung ist im Configuration Agreement (CFA) anzugeben. Wenn keine Referenz zu einer QR-Rechnung verfรผgbar ist oder diese nicht erkannt wurde, erfolgt die รberweisung an diese hinterlegte Bankverbindung.
QR-Informationen kรถnnen nur verarbeitet werden, wenn:
die QR-Information (QR-IBAN, QRR) im gleichen PDF wie die dazugehรถrige Rechnung ist.
im geschickten Mail nur zwei PDFs enthalten sind: Rechnung und QR-Informationen. Bei mehreren Rechnungs-PDFs und QR-Informationen kann unsere automatische Erfassung die Zuweisung der QR-Informationen nicht korrekt herstellen und diese wรผrden ignoriert werden.
die QR-Informationen OCR-fรคhig sind.
Rabattausweis und Gebรผhren
Jegliche Rabatte und / oder Gebรผhren (z.B. vRG / Suisa) mรผssen auf die einzelnen Rechnungspositionen aufgeteilt und auf der entsprechenden Position verrechnet werden. Ein Gebรผhrentotal am Schluss der Rechnung kann nicht verarbeitet werden.