Inhaltsverzeichnis
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3 Wie läuft ein Serviceauftrag ab?
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Das Company Management Interface (CMI) ist ein webbasiertes Tool für die Auftragsbearbeitung der Servicepartner. Sämtliche Servicepartner Aufträge werden hier bearbeitet und in Rechnung gestellt. Die Zugänge zum CMI werden jeweils über, das Servicepartner Team erstellt.
Alle Servicepartner Aufträge haben eine individuelle Servicepartner-ID, kurz SP-ID. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt die Abwicklung auf.
Sobald ein Kunde ein Produkt mit einer Dienstleistung kauft, wird ein Verkaufsauftrag erstellt. In diesem Auftrag ist auch die SP-ID verknüpft. Die Übermittlung zum Servicepartner via CMI erfolgt innert 30-45 Minuten.
Ausnahme: Der Kunde bestellt auf Vorauszahlung, dann erfolgt die Übermittlung erst nach Zahlungseingang.
1. Schritt: Auftrag akzeptieren
Der neue Service Partner Auftrag im CMI muss innert eines Arbeitstages akzeptiert werden.
Der Auftrag rutscht dann automatisch in den Abschnitt «Servicepartneraufträge mit Status Anforderungen prüfen»:
2. Schritt: Erste Kontaktaufnahme mit dem Kunden.
Der Kunde muss innert zwei Arbeitstagen vom Servicepartner kontaktiert werden. Es gilt zu prüfen, ob die Gegebenheiten vor Ort stimmen für die Installation oder Montage.
Abklärungspunkte könnten folgende sein:
Sind alle Anschlüsse vorhanden?
Hat der Kunde genügend Platz für das Produkt?
Sind die Durchgänge breit genug für den Transport?
Hat der Kunde die entsprechenden Halterungen (z.B. bei TV Wandmontage) oder Bausätze (z.B. bei Inbetriebnahme, Waschmaschine oder Tumbler)?
Ist die Tragfähigkeit der Wand ausreichend für die geplante Montage von Beamer, Leinwand, TV etc.?
Wichtig: Hier wird noch keinen Liefertermin mit dem Kunden vereinbart!
Sofern alles stimmt, kann man die «Anforderungen als erfüllt kennzeichnen».
Sobald die Anforderungen als erfüllt gekennzeichnet sind, rutscht der Auftrag zum Abschnitt «Servicepartner Aufträge» → «Aufträge mit Anforderungen erfüllt». In der Übersicht sieht man den Auftrag also nicht mehr.
Erst mit Klick auf «als Anforderungen erfüllt kennzeichnen», wird der Versand des Produktes ausgelöst. Beim Versand der Ware rutscht der Auftrag wieder auf der Willkommensseite unter den Abschnitt «Servicepartneraufträge mit Status Kundentermin setzen».
3. Schritt: Zweite Kontaktaufnahme mit dem Kunden
Nun erfolgt die zweite Kontaktaufnahme mit dem Kunden. Dies geschieht zwei bis drei Arbeitstage nach Erhalt der Ware. Nun wird mit dem Kunden einen Liefertermin vereinbart. Sobald dieser steht, muss der Termin im CMI hinterlegt werden.
Sobald der Termin hinterlegt wurde, verschiebt sich den Auftrag in den Abschnitt «Servicepartneraufträge mit Status Ausführung bestätigen».
4. Schritt: Den Service als erbracht markieren
Sobald die Dienstleistung beim Kunden erbracht wurde. Muss man unter «Servicepartneraufträge mit Status Ausführung bestätigen», den Service als erbracht markieren.
5. Schritt: Rechnung stellen
Sie stellen uns die erbrachten Aufträge monatlich in Rechnung. Dies können sie tun unter «Servicepartner Aufträge» → «Abgeschlossene und nicht in Rechnung gestellte Aufträge».
Unter «Auswahl Verrechnung» können Sie die gewünschten Aufträge auswählen:
Das CMI generiert ein PDF mit den verrechneten Aufträgen. Achtung, das ist noch keine Rechnungsstellung! Der Servicepartner muss eine Rechnung an die Digitec Galaxus AG erstellen. In der Rechnung müssen die Verrechnung-ID vom PDF und alle SP-IDs aufgelistet werden. Die Rechnung bitte in PDF Form an accounting@digitecgalaxus.ch senden.