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Das Company Management Interface (CMI) ist ein webbasiertes Tool für die Auftragsbearbeitung der Servicepartner. Sämtliche Servicepartner Aufträge werden hier bearbeitet und in Rechnung gestellt. Die Zugänge zum CMI werden jeweils über, das Servicepartner Team erstellt.
Alle Servicepartner Aufträge haben eine individuelle Servicepartner-ID, kurz SP-ID. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt die Abwicklung auf.
Sobald ein Kunde ein Produkt mit einer Dienstleistung kauft, wird ein Verkaufsauftrag erstellt. In diesem Auftrag ist auch die SP-ID verknüpft. Die Übermittlung zum Servicepartner via CMI erfolgt innert 30-45 Minuten.
Ausnahme: Der Kunde bestellt auf Vorauszahlung, dann erfolgt die Übermittlung erst nach Zahlungseingang.
1. Schritt: Anforderungen prüfen
Innert einem Arbeitstag müssen die Anforderungen eines neuen Service Partner Auftrags geprüft und im CMI aktualisiert werden.
Erste Kontaktaufnahme mit dem Kunden zu den Gegebenheiten vor Ort wie zum Beispiel:
Sind alle Anschlüsse vorhanden?
Hat der Kunde genügend Platz für das Produkt?
Sind die Durchgänge breit genug für den Transport?
Hat der Kunde die entsprechenden Halterungen (z.B. bei TV Wandmontage) oder Bausätze (z.B. bei Inbetriebnahme, Waschmaschine oder Tumbler)?
Ist die Tragfähigkeit der Wand ausreichend für die geplante Montage von Beamer, Leinwand, TV etc.?
Wichtig: Hier wird noch keinen Liefertermin mit dem Kunden vereinbart!
Sofern alles stimmt, kann man die «Anforderungen als erfüllt kennzeichnen».
Der Auftrag ist nun nicht mehr in der Übersicht zu finden, bis die Ware versendet wurde.
Sollten die Anforderungen nicht erfüllt sein, so kann man dies unter Angabe eines Grundes auswählen. Der Auftrag wird danach von Digitec Galaxus storniert.
2. Schritt: Termin vereinbaren
Sobald die Ware an Lager ist, wird nun der Versand ausgelöst. Danach erscheint der Auftrag unter «Servicepartneraufträge mit Status Kundentermin setzen».
Nun erfolgt innerhalb eines Werktages nach Erhalt der Ware die Terminsetzung:
Erneute Kontaktaufnahme mit dem Kunden, um den Termin zu vereinbaren
Sobald dieser steht, muss man den Termin im CMI hinterlegen.
Auf «Liefertermin setzen» klicken
Sobald der Termin hinterlegt wurde, rutscht der Auftrag in die Übersicht «Servicepartneraufträge mit Status Ausführung bestätigen».
3. Schritt: Ausführung bestätigen
Sobald die Dienstleistung beim Kunden erbracht wurde, muss man unter «Servicepartneraufträge mit Status Ausführung bestätigen», den Service als erbracht markieren.
Sollte der Service nicht erbracht worden sein, so kann man dies unter Angabe eines Grundes anwählen.
Mögliche Gründe sind:
Transportschaden
Abwesenheit des Kunden am geplanten Termin etc.
Digitec Galaxus prüft danach den Auftrag und leitet die nächsten Schritte ein
4. Schritt: Verrechnung
Sobald alles erledigt wurde, kann man uns 1x monatlich die erbrachten Aufträge in Rechnung stellen. «Servicepartner Aufträge» → «Abgeschlossene und nicht in Rechnung gestellte Aufträge»
Unter «Auswahl Verrechnung» kann man die gewünschten Aufträge auswählen:
Das CMI generiert ein PDF mit den verrechneten Aufträgen. Achtung → das ist noch keine Rechnungsstellung! Der Service Partner muss eine Rechnung an unser Accounting erstellen. In der Rechnung müssen die Verrechnungs-ID vom PDF und alle SP-IDs aufgelistet werden. Die Rechnungsstellung erfolgt dann via accounting@digitecgalaxus.ch.