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Ausgangslage

Die Übermittlung einer digitalen Handelsrechnung gegenüber dem Endkunden betrifft nur die EU-Hub Verzollungslösung und ist dort verpflichtend. Digitec Galaxus bietet seinen Partnern zwei Varianten zur Übermittlung an, wobei zwischen einer Rechnung pro Auftrag oder einer Rechnung pro Lieferung/Paket gewählt werden kann. Die beiden Varianten unterscheiden sich vorwiegend in der Dateibennenungskonvention des PDF-Files und dem Inhalt der Rechnung.

Generelle Anforderungen

  • Die Umsetzung der automatisierten Auftragsabwicklung über die DgOpenTrans-Schnittstelle, wobei die Vorwärtslogistik (ORDP, ORDR, DELR) als ausreichend zu betrachten ist.

  • Die Handelsrechnung wird im Dateiformat PDF auf ein passwortgeschütztes FTP-Verzeichnis, welches durch Digitec Galaxus zur Verfügung gestellt wird, übermittelt. (Details siehe Übermittlung und Dateibenennung)

  • Der Upload des PDF-Dokuments findet spätestens zum Zeitpunkt der Übermittlung der Dispatch notification (Liefermeldung) statt.

  • Die Auswahl der Variante für die Dateibenennungskonvention wird nach einmaliger Definition nicht mehr geändert und ist als verbindlich zu betrachten.

  • Die maximale Dateigrösse entspricht 1MB.

  • Die Inhaltlichen Anforderungen der Exporthandelsrechnung können folgender Dokumentation entnommen werden.

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Hauptfunktion

Übertragung der Exporthandelsrechnung bei Nutzung der Digitec Galaxus Verzollungslösung (EU-Hub).

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Anforderungen / Funktionsweise

  • Die Handelsrechnung muss als PDF auf den SFTP übermittelt werden (Upload Verzeichnis).

  • Das PDF-Dokument muss spätestens vor Ankunft der Ware am EU-Hub übermittelt worden sein.

  • Die maximale Dateigrösse beträgt 1MB.

  • Inhaltliche Anforderungen siehe Dokumentation:

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Beschreibung: Der Partner erstellt eine Eine Gesamtrechnung pro Auftrag, unabhängig von der Anzahl der Lieferungen.

Dateibenennungskonvention:
<OrderId>_<InvoiceNoPartner>Dateinamenskonvention: <OrderId*>_<InvoiceNoPartner**>.pdf

<OrderId> = Einkaufsauftrags-ID Digitec Galaxus, welche der DgOpenTrans ORDP:
<ORDER> / <ORDER_HEADER> / <ORDER_INFO> / <ORDER_ID> entspricht
<InvoiceNoPartner> * OrderID = Einkaufsauftragsnummer (ORDER_ID aus ORDER_INFO)
** InvoiceNoPartner = Rechnungsnummer aus ihrem ERP

Szenario:

  1. Der Partner bearbeitet den Galaxus Auftrag wie gehabt und erstellt vor/mit der physischen Lieferung eine digitale Handelsrechnung im PDF-Dateiformat, welche einer Gesamtrechnung aller Auftragspositionen, unabhängig von der Anzahl der Lieferungen, entspricht.

  2. Der Partner lädt die Datei in das gleiche FTP Verzeichnis (/OrderData/partner2dg), wie die DgOpenTrans EDI-Dokumente, hoch und stellt sicher, dass der Upload spätestens mit Übermittlung der DgOpenTrans DELR ausgeführt wird.

  3. Digitec Galaxus importiert die Handelsrechnung, verlinkt diese mit dem zugehörigen Auftrag und verwendet das Dokument für die Verzollung der Ware.

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Variante 1: Rechnung pro Auftrag

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Beschreibung: Der Partner erstellt eine Eine Einzelrechnung für jede einzelne Lieferung (Paket) eines Auftrages.

Dateibenennungskonvention: <OrderId>_<InvoiceNoPartner>_<TrackingNo><OrderId*>_<InvoiceNoPartner**>_<TrackingNo***>.pdf

<OrderId> = Einkaufsauftrags-ID Digitec Galaxus, welche der DgOpenTrans ORDP:
<ORDER> / <ORDER_HEADER> / <ORDER_INFO> / <ORDER_ID> entspricht
<InvoiceNoPartner> * OrderID = Einkaufsauftragsnummer (ORDER_ID aus ORDER_INFO)
** InvoiceNoPartner = Rechnungsnummer aus ihrem ERP
<TrackingNo> = Sendungsnummer, welche derjenigen auf dem Paket und in der DgOpenTrans DELR
(<DISPATCHNOTIFICATION> / <DISPATCHNOTIFICATION_INFO> / <SHIPMENT_ID>) entsprechen muss

Szenario:

  1. Der Partner bearbeitet den Galaxus Auftrag wie gehabt und erstellt vor/mit der physischen Lieferung eine digitale Handelsrechnung im PDF-Dateiformat, welche einer Einzelrechnung pro Lieferung entspricht.

  2. Der Partner lädt die Datei(en) in das gleiche FTP Verzeichnis (/OrderData/partner2dg), wie die DgOpenTrans EDI-Dokumente, hoch und stellt sicher, dass der Upload spätestens mit Übermittlung der DgOpenTrans DELR ausgeführt wird.

  3. Digitec Galaxus importiert die Handelsrechnung, verlinkt diese mit dem zugehörigen Auftrag und verwendet das Dokument für die Verzollung der Ware.

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Variante 2: Rechnung pro Lieferung/Paket

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*** TrackingNo = Sendungsnummer des Pakets

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