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Wie erhalte und bearbeite ich meine Bestellungen?
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EINLEITUNG
Das CMI (Company Management Interface) ist Ihre Schnittstelle mit der Digitec Galaxus AG für Bestellungen.
Die tägliche Bearbeitung des CMI und entsprechende Bestätigung von Bestellungen und Stornierungsanfragen innerhalb eines Werktages ist essenziell. Ihre Angaben im CMI lösen entsprechende Liefertermininformationen an den Kunden aus.
Wir verfolgen unsere Bestellungen zeitnah und behalten uns vor, Bestellungen zu stornieren, wenn wir feststellen, dass unsere Bestellung von Ihnen im CMI nicht täglich bearbeitet oder bei Rückständen ungenaue Angaben gemacht werden.
Haben Sie Fragen zur Handhabung des CMI, so kontaktieren Sie bitte ihren zuständigen Category Developer.
NAVIGATION
Beim Login gelangen Sie auf die Willkommen Seite mit einer Übersicht der pendenten Aufgaben. Mit Klick auf das Feld «Zeigen», kommen sie zu einer Liste mit entsprechenden Aufträgen.
Suchen Sie nach bestimmten Aufträgen, so können Sie dies über die erweiterte Suche tun. Rufen Sie dazu im Menüpunkt «Bestellungen» die «Artikel Verwaltung» auf.
Anschliessend können Sie auf dem Tab «Erweiterte Suche» die Kriterien eingeben, nach denen Sie suchen. Es wird Ihnen eine Liste mit all Ihren betroffenen Bestellpositionen ausgegeben.
HINTERLEGTE E-MAILADRESSEN
Pendente Aufgaben sind alle auf der CMI Willkommen-Seite ersichtlich und werden zusätzlich als E-Mail versendet. Die E-Mails werden an die Auftragsabwicklung E-Mail gesendet, die Sie uns in den Initial Exchange Settings angeben. Überlegen Sie sich genau, ob Sie eine persönliche E-Mail-Adresse oder eine Pool-Adresse (auf welche mehrere Leute zugreifen können) angeben möchten. In der Regel eignen sich Poolpostfächer besser für allfällige Ferienabwesenheiten, usw. Falls die Reminder E-Mails nicht alle an die Auftragsabwicklung E-Mail gesendet werden sollen, können Sie verschiedene CMI User konfigurieren lassen. Mit allen Anliegen bezüglich CMI kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Digitec Galaxus AG Category Developer.
PENDENTE AUFGABEN
Stornierungsanfragen
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Bitte bearbeiten Sie in einem ersten Schritt die Stornierungsanfragen, bevor Sie die neuen Bestellungen bestätigen und verspäteten Positionen aktualisieren. |
Auf der CMI Willkommen-Seite im Abschnitt «Stornierungsanfragen» finden Sie eine Liste mit allen ausstehenden Stornierungsanfragen im oberen Abschnitt, sowie eine Liste mit bereits erledigten im unteren Teil. Gleichzeitig werden Stornierungsanfragen per E-Mail an die zuständige Person versendet.
Stornieren Sie die akzeptierten Stornierungsanfragen ebenfalls in Ihrem System, sodass Falschlieferungen und deren aufwändige Abwicklung vermieden werden können.
Vorgehen Stornierungsanfragen
Klicken Sie auf das «Stift» Symbol auf der rechten Seite, um die Position zu bearbeiten
Wählen Sie im Dropdown unter Status «akzeptiert», um die Stornierungsanfrage anzunehmen. Nur falls die Lieferung bereits verarbeitet wurde, ist es zulässig, die Stornierungsanfrage abzulehnen.
Klicken Sie auf das «Speichern» Symbol, um die Bearbeitung abzuschliessen
Zur Nachvollziehbarkeit wird die Position im unteren Abschnitt «verarbeitete Stornierungsanfragen» aufgeführt.
Neue Bestellungen
Bei der Platzierung einer neuen Bestellung erscheinen die Bestellungen im CMI auf der Willkommen-Seite im Abschnitt «Neue Bestellungen». Zusätzlich erhalten Sie ein automatisch generiertes E-Mail mit dem Betreff «Neue Bestellungen» an die von Ihnen genannte E-Mail-Adresse. Das E-Mail enthält einen Direktlink ins CMI zum neuen Auftrag.
Vorgehen neue Bestellung bestätigen
Öffnen Sie einen Auftrag mit Klick auf die Auftragsnummer in der Spalte «Auftrag».
Im oberen Abschnitt sehen Sie Informationen zur Bestellung, z.B. ob es sich um eine Lagerlieferung oder Direktlieferung handelt und an welche Lieferadresse geliefert werden soll. Bitte beachten Sie, dass es verschiedene Lager gibt.
Im unteren Abschnitt «Lieferanten-Bestellungen» sind alle Bestellpositionen des Auftrages aufgeführt.
In der Spalte «Vereinbarter Liefertermin» finden Sie Angaben, zu welchem Zeitpunkt wir die Lieferung erwarten:
Schnellstmöglich: Eine schnellstmögliche Lieferung ist erwünscht
Schnellstmöglich, spätestens am XX.XX.2020: Eine schnellstmögliche Lieferung ist erwünscht bis spätestens zum angegebenen Datum. Dieses Datum wurde dem Kunden im Onlineshop als Verfügbarkeitsinformation angezeigt. Bitte geben Sie den entsprechenden Anliefertermin an, auch wenn dieser vor dem angegebenen Datum liegt.
Genau am XX.XX.2020: Bitte terminieren Sie die Anlieferung genau auf diesen Termin
Wählen Sie pro Bestellposition im Dropdown der Spalte «Verfügbarkeit» die korrekte Verfügbarkeit gemäss folgender Auflistung. Gegebenenfalls müssen Sie erst mit einem Klick auf das «Stift» Symbol in den Bearbeitungsmodus wechseln.
Anliefertermin: Verschiebung des Anliefertermins auf ein neues bekanntes Datum
Hier ist das Datum anzugeben, zu welchem die Lieferung im Lager der Digitec Galaxus AG oder beim Kunden (Direktlieferung) angeliefert wird
Eine pauschale Verschiebung weit in die Zukunft ist nicht zulässig. Geben Sie das korrekte Datum ein, zu welchem die Lieferung mit Sicherheit zu erwarten ist
Liegt das neue Datum mehr als sechs Wochen in der Zukunft, verwenden Sie die Option «unbekannt»
Bei mehrmaligem Verschieben des Anliefertermins, behalten wir uns eine Stornierung vor
Unbekannt: Zur bestellten Ware liegt kein genauer Wiederbeschaffungszeitpunkt vor, sie ist aber in naher Zukunft mit Sicherheit wieder lieferbar.
Stornieren / nicht verfügbar: Die bestellte Ware ist mit Sicherheit nicht mehr lieferbar/beschaffbar.
Vorrätig: Die bestellte Ware ist an Lager und kann sofort bzw. zum angegebenen/vereinbarten Liefertermin ausgeliefert werden. Es wird im Hintergrund das Standardlieferdatum übernommen.
Versendet: Diese Option ist nur bei Direktlieferungen vorhanden. Diese muss gesetzt werden, sobald die Sendung dem Spediteur übergeben wird. Wird eine Position auf «Versendet» gesetzt haben, werden Sie gebeten Tracking Informationen anzugeben.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den Button «Alle speichern».
Bestätigen Sie den Auftrag mit einem Klick auf den Button «Bestätigen» im mittleren, blau hinterlegten Abschnitt.
Falls eine Bestellposition nicht vollständig geliefert werden kann, haben Sie die Möglichkeit, die Bestellposition aufzuteilen und verschiedene Verfügbarkeiten bzw. Anliefertermine anzugeben.
Vorgehen Teillieferung auslösen
Wechseln Sie gegebenenfalls mit einem Klick auf das «Stift» Symbol in den Bearbeitungsmodus
Sie können nun in der Spalte «Menge» eine neue Anzahl und deren entsprechende Verfügbarkeit bzw. Anliefertermin eingeben.
Nach einem Klick auf den Button «Alle speichern» wird die restliche Menge als neue Position aufgeführt, zu welcher Sie eine gesonderte Angabe bzgl. der Verfügbarkeit machen können.
Verspätete Bestellungen
Auf der Willkommen-Page im CMI werden Ihnen bei Vorhandensein ein Abschnitt «Verspätete Bestellungen» angezeigt. Die verspäteten Bestellpositionen werden auch als Email an Sie versendet. Das Mail enthält einen Direktlink ins CMI. Wir bitten Sie diese Bestellungen so schnell wie möglich zu versenden oder gegebenenfalls einen neuen Anliefertermin zu setzen. Falls Ihnen im CMI eine Lagerlieferung an die Digitec Galaxus AG als verspätet angezeigt wird, welche gemäss Ihren Informationen bereits vollständig angeliefert wurde, so können Sie diese wie unten beschrieben als «nicht im Rückstand» markieren (Schritte 1 bis 3). Dies löst eine entsprechende Information in unserem System aus. Zur Bearbeitung dieser Fälle ist ein von Ihnen bereitgestellter Abliefernachweis eine grosse Unterstützung und vermeidet Rückfragen bei Ihnen (Schritte 4 bis 6).
Vorgehen Verspätete Bestellungen bearbeiten
Wählen Sie bei der betroffenen Position im unteren Dropdown in der Spalte«Verfügbarkeit» die Option «gesendet am».
Geben Sie das Datum ein, zu welchem die Lieferung von Ihnen losgesandt wurde bzw. Ihr Lager verliess.
Speichern Sie die Eingabe mit Klick auf das «Speichern» Symbol.
Wir bitten Sie, einen Abliefernachweis anzuhängen: klicken Sie hierfür zunächst im unteren Abschnitt «Auftragsdateien» auf den «Hinzufügen» Button.
Wählen Sie ein Dokument aus, mit welchem die Anlieferung bestätigt werden kann (z.B. ein Bild der Paketnachverfolgung oder ein von unserem Lager gegengezeichneter Lieferschein).
Speichern Sie mit Klick auf den «Speichern» Button.
Offene Aufträge
Eine Übersicht über alle ihre offenen Aufträge sehen sie im CMI unter dem Abschnitt «Offene Aufträge».
«Offen» bedeutet, dass die Position noch nicht bei der Digitec Galaxus AG an Lager gebucht wurde. Es kann demnach sein, dass Sie etwas versendet haben, es jedoch noch «offen» ist. Wir erwarten, dass die Verfügbarkeitsangaben und Verarbeitungsstatus zu den offenen Bestellungen stets aktuell gehalten werden. Aktualisieren Sie hierfür bitte gemäss untenstehendem Vorgehen täglich die offenen Positionen.
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Pflegen Sie durchgehend die Anliefertermine; auch wenn sich ein Anliefertermin nach vorne verschiebt, ist die Aktualisierung zwingend, um z.B. eine korrekte Wareneingangsplanung vornehmen zu können. |
Vorgehen Pflege der Anliefertermine
Öffnen Sie die Liste mit offenen Aufträgen durch Klick auf «Zeigen».
Um eine Bestellposition zu aktualisieren, klicken Sie zunächst in der Übersichtsliste auf das «Stift» Symbol. Es wird die betroffene Bestellung geöffnet
Wählen Sie in der Spalte «Verfügbarkeit» den aktuellen Status an.
Anliefertermin: Verschiebung des Anliefertermins auf ein neues bekanntes Datum
Hier ist das Datum anzugeben, zu welchem die Lieferung im Lager der Digitec Galaxus AG oder beim Kunden (Direktlieferung) angeliefert wird
Eine pauschale Verschiebung weit in die Zukunft ist nicht zulässig. Geben Sie das korrekte Datum ein, zu welchem die Lieferung mit Sicherheit zu erwarten ist
Liegt das neue Datum mehr als sechs Wochen in der Zukunft, verwenden Sie die Option «unbekannt»
Bei mehrmaligem Verschieben des Anliefertermins, behalten wir uns eine Stornierung vor
Unbekannt: Zur bestellten Ware liegt kein genauer Wiederbeschaffungszeitpunkt vor, sie ist aber in naher Zukunft mit Sicherheit wieder lieferbar.
Stornieren / nicht verfügbar: Die bestellte Ware ist mit Sicherheit nicht mehr lieferbar/beschaffbar.
Vorrätig: Die bestellte Ware ist an Lager und kann sofort bzw. zum angegebenen/vereinbarten Liefertermin ausgeliefert werden. Es wird im Hintergrund das Standardlieferdatum übernommen.
Versendet: Diese Option ist nur bei Direktlieferungen vorhanden. Diese muss gesetzt werden, sobald die Sendung dem Spediteur übergeben wird. Wird eine Position auf «Versendet» gesetzt haben, werden Sie gebeten, Tracking Informationen anzugeben.
Speichern Sie die Eingabe mit einem Klick auf das «Speichern» Symbol
Minderlieferungen
Falls beim Einlagern eine Differenz zwischen der Mengenangabe auf dem Lieferschein und der vorhandenen Stückzahl auffällt, so werden Sie im CMI eine Meldung über eine Minderlieferung erhalten. Zur Bearbeitung gehen Sie bitte wie folgt vor:
Vorgehen bei Minderlieferungen
Klicken Sie auf den Button «Zeigen», um eine Übersichtliste mit allen Minderlieferungen zu erhalten.
Zur Bearbeitung, den Link in der Spalte «Lieferunterschied zum Lieferschein» öffnen.
Wählen Sie aus, ob Sie uns eine Gutschrift gewähren oder eine Nachlieferung veranlasst wird. Zur schnelleren Identifikation und Bearbeitung helfen Sie uns mit der Angabe von Zusatzinformationen im Kommentarfeld: bei einer Gutschrift beispielsweise eine Gutschriftnummer oder im Falle einer Nachsendung die Lieferscheinreferenz.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf «Speichern».
DIREKTLIEFERUNGEN
Das Bestätigen eines Direktlieferungsauftrags erfolgt analog zum Abschnitt «Neue Bestellungen». Im Gegensatz zu einer Lieferung an unser Lager, müssen die gelieferten Positionen bei Direktlieferungen an den Endkunden durchs «versendet»-Setzen abgeschlossen werden.
Abschluss einer Direktlieferungsbestellung durch «versendet» setzen
Bei Direktlieferungsaufträgen muss die Bestellung zum Zeitpunkt der Übergabe zum Zustelldienstleister auf «versendet» gesetzt werden.
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Die Bestellung bzw. Bestellposition darf keinesfalls vor oder deutlich nach der Übergabe an den Zustelldienstleister auf «versendet» gesetzt werden, da der Status eine direkte Information an den Kunden auslöst und relevant für die Berechnung beispielsweise der Garantiedauer ist. |
Vorgehen bei Direktlieferungen
Rufen Sie die betroffene Bestellung auf und wechseln Sie mit einem Klick auf das Stift Symbol in den Bearbeitungsmodus.
Wählen Sie im Dropdown in der Spalte «Verfügbarkeit» die Option «versendet».
Wenn Sie alle in der Lieferung bzw. dem Paket erhaltenen Positionen auf «versendet» gesetzt haben, speichern Sie die Eingabe mit einem Klick auf den Button «Alle Speichern».
Sie werden nun aufgefordert zur Lieferung Angaben zur Sendungsverfolgung (Trackingnummer, Tracking-Link) einzugeben. Die Erklärungen dazu finden sie im nächsten Abschnitt.
Eingabe der Tracking Informationen
Nach dem «versendet» Setzen werden Sie aufgefordert die Sendungsinformationen einzugeben.
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Bitte geben Sie die Informationen zur Sendungsverfolgung gewissenhaft, vollständig und flächendeckend ein. Einerseits ist somit der Kunde über die Angabe in seinem Kundenkonto informiert und andererseits können die Informationen im Falle eines Sendungsverlustes etc. unserem Kundendienst bei der Nachforschung helfen, so dass daraus weniger Rückfragen bei Ihrem Support resultieren. |
Vorgehen Eingabe Tracking Informationen
Wenn Sie eine Bestellposition auf «versendet» setzen, werden Sie gebeten die Trackinginfos einzugeben. Falls Sie die Informationen nachträglich eingeben möchten, rufen Sie die Bestellung im Menüpunkt «Bestellungen» in der «Artikelverwaltung» auf. Anschliessend können Sie über die Funktion «Sendungsverfolgung» die Maske zur Angabe der Trackinginfos aufrufen.
Versand durch Schweizerische Post oder DHL:
wählen Sie im Dropdown den Dienstleister, mit welchem die Zustellung an den Kunden erfolgt.
Geben Sie anschliessend die Trackingnummer, z.B. «99.60.131482.43490003» für Sendungen mit der Schweizerischen Post, ein und bestätigen die Eingabe mit einem Klick auf «Speichern und zurück zum Auftrag».
Versand durch anderen Dienstleister:
Falls der von Ihnen verwendete Zustelldienstleister nicht zur Auswahl steht, wählen Sie bitte die Option «Anderer Provider». Geben Sie anschliessend die Tracking URL (gesamter Link) im Feld «Tracking URL» ein, z.B. «GLS Pakete» . Bestätigen Sie anschliessend die Eingabe mit einem Klick auf «Speichern und zurück zum Auftrag».
Falls kein Tracking vorhanden:
In begründeten Fällen gibt es keine Trackingnummer, z.B. bei Versand via Briefpost. In einem solchen Fall setzen Sie bitte nach Angabe des Zustelldienstleisters einen Haken bei «Keine Trackingnummer». Bestätigen Sie anschliessend die Eingabe mit einem Klick auf «Speichern und zurück zum Auftrag».
CMI BEI EDI UMSETZUNG
Haben sie gewisse Abläufe per Electronic Data Interchange (EDI) automatisiert, fallen je nach Automatisierungsgrad gewisse manuelle Arbeitsschritte im CMI weg. Bitte besprechen sie in diesem Fall die CMI Handhabung mit dem zuständigen Integration Manager.
EDI Umgesetzt
Einfluss CMI
Order Response:
Abhängig von der Order Response-Implementierung, müssen die Liefertermine zu offenen Positionen nicht mehr manuell gesetzt werden
Dispatch Notification:
Partner muss nach Versand der Direktlieferung CMI Position nicht mehr manuell auf «versendet» setzten
Cancel request response:
Stornierungsanfrage muss nicht mehr manuell angenommen/abgelehnt werden
Supplier cancel notification:
Nicht lieferbare Positionen müssen nicht mehr manuell auf «Stornieren / nicht verfügbar» gesetzt werden
Auch nach einer vollständigen EDI Automatisierung müssen Minderlieferungen an unser Lager manuell im CMI bearbeitet werdenAlle Details finden Sie in unserer Dokumentation.